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2012.11.01 マンション管理費見直しセンターのホームページを公開しました。

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管理会社Q&A

全般

 

管理会社の業務範囲とは?

管理会社は、共用部分の維持管理を行う「管理組合」から委託を受けて業務を行いますので、「共用部分の維持管理」が主な業務になります。また、国土交通省が示している「標準管理委託契約書」には、業務範囲として次のように記載されています。

(1) 事務管理業務
(2) 管理員業務
(3) 清掃業務
(4) 建物・設備管理業務
各業務の内容については、「業務仕様書」の中で記載するのが一般的です。
当センターが良く相談される内容は、「現在の管理会社に不満がある」です。

不満の内容は様々ですが、「契約業務ができていない」、「契約範囲」や「提供する業務のレベル」についての認識の違いが不満につながっているようです。

同じような業務でも、管理会社によって契約内容や実際の業務提供のレベルが大きく異なってくる場合があります。
管理会社に不満がある場合には、「何が問題なのか?」、「現在の管理会社との契約内容」を確認したうえで、他社と比較検討してみる必要があります。

マンションの資産価値は管理会社によって違う?


マンション管理会社の企画・提案力の差によって、20年、30年後の資産価値が大きく変わってくる可能性があります。現在の管理会社は「改良・改善」まで踏み込んだ情報提供、提案をしていますでしょうか?
一般的にマンションの修繕工事は建物・設備の「機能の維持や回復」を目的に実施されますが、計画性のない場当たり的な修繕の繰り返しでは「時代遅れのマンション」となり、意味のない修繕をしたことになります。

 

組合運営

 

修繕積立金の金額は、管理会社に任せてもいい?

「修繕積立金」は、将来の計画的修繕のための「管理組合の積立貯金」です。

その所有者である管理組合の皆様が、金額を決めるのが筋です。

必ず、必要な積立金額を計算するための基礎資料として「長期修繕計画書」を作成しなければなりません。
多くの分譲マンションでは、管理会社または分譲会社が作成した「長期修繕計画書」を基にして「修繕積立金」や「修繕積立基金」が設定されておりますが、当初の設定金額で足りない場合が起こります。

理事会の継続性を維持するポイントは?

「理事が毎年全員入れ替わるため、前期までの検討事項や話し合いの経緯がわからない」という場面を目にします。「一度きりの理事会引継ぎ」で、すべてを把握することは難しいといえます。しかし、前期の運営内容をきっちり引き継がなければ管理組合運営は困難といえます。
可能であるなら、理事の任期を2年にして毎年半数改選にするなど、前年度の理事会活動内容を把握した理事が理事会内にいることが望ましいのです。しかし、理事の方の負担が増えてしまうためなかなか実現しにくいようです。
このような場合、「管理会社が前期の理事会の運営内容を把握し、次期に正確に伝える」ことが、「引継ぎを補完する」ため、理事会の継続性維持に大きな役割を果たします。毎回の理事会に出席していても、「管理業務の報告」や「理事会からの依頼事項の処理」だけを行っている管理会社では、こうした役割を担うことは困難だといえます。

理事会運営で管理会社の役割とはなに?

国土交通省が定めた「標準管理委託契約書」では、業務仕様書の「理事会の開催・運営支援」の項目に次の内容が記載されております。
1)開催日程の調整
2)役員に対する理事会招集通知及び連絡
3)甲(管理組合)の求めに応じた理事会議事に係る助言、資料の作成
4)理事会議事録案の作成
多くの管理会社では、これに準じた仕様となっているようですが、この中で「3)の業務」の具体的な内容には、管理会社の「理事会運営に対する姿勢や能力」が色濃く反映され、管理組合にとって「頼れる管理会社であるかどうか?」の大きな要素になります。
現在の管理会社は、理事会前に議題についての提案や助言、事前資料の作成サポートをしていますでしょうか?また、理事会で積極的なアドバイスをしていますでしょうか?

多くのマンションを管理していても、単に「言われたことをするだけ」の管理会社では、理事会運営ノウハウの蓄積・提供はできません。「頼りになる管理会社」に依頼しているかどうかで、理事会運営は大きく異なってきます。

管理規約を変更するには?

マンションでは、建物の適切な維持保全を図り、居住者の皆様方が快適に生活してゆくために、管理規約・使用細則など様々な規則を定めておりますが、「よりよい管理組合運営」「よりよい施設運営」を目指して新しい規則の制定や、見直しができます。
しかし、新しい規則を作ったり、見直しなどをしても、規則の不備から思わぬトラブルが発生する場合があります。
管理会社は、過去の事例・判例分析により、運用上のトラブルを避けるように、現行規則の変更や細則・運用ルール策定のバックアップ体制をとることが重要です。
「規則の制定・改正」は、管理組合にとって大変重要な事です。したがって、高いノウハウを提供できる管理会社であるかどうかを見極めることも大切です。

未収督促の契約期間が長い管理会社とは?

管理費等の未収金の督促で重要なのは、「どれだけ管理組合の立場に立って、本気で債権回収に取り組むか?」ということです。

ただ単に、決められた期間の定型的な督促作業を行うだけでは、未収金の問題はなかなか解決しません。「契約期間」だけではなく、未収金督促に対する「姿勢」や「体制」にも注意する必要があります。

 

損害保険はどこに頼むのがいい?

マンションの損害保険は「保険会社が同じであれば、内容は同じ」と思われてはいないでしょうか?

しかし、現実は内容が多少「不適切」であっても、そのまま契約できます。なかには、20年以上も同じ内容で契約更新している例もあるようですが、建物を建て直す費用は年々変わりますので、保険金額も見直しが必要です。
また、マンションでは火災以外にも、衝突や盗難・破損事故など様々なリスクがありますので、補償範囲の検討も重要になります。現在の管理会社が、何の説明もせずに毎年同一内容での更新手続を行っているような場合、適切な保険契約ができているかを疑って下さい。

「お知らせ文書」作成は管理会社がするのでしょうか?

「管理組合からのお知らせ文書の作成をしない。あるいは、文章が稚拙で使い物にならない。」といったことがよくあります。

「ゴミの出し方」や「一般的なマナー啓蒙」など、よく使われるチラシ類は管理会社が用意してくれることが殆どでしょう。
しかし、マンションで起こる事柄は、多種多様で、その時の状況に応じた広報活動が必要です。場合によっては、理事長名で警告文書を発信しなければならないことがあります。
一般的に、管理委託契約では「管理組合の文書作成」は契約業務として明記されていないため、多くの管理会社では、個別性の強い文書については案文を作成しない場合が多いようです。しかし、管理会社によっては、そこまで対応するところもあります。

 

設備管理

 

専門会社の業務を管理会社と契約しなければならない?

管理会社が元請会社として、保守点検の期日管理・連絡・監督・履行確認を行うことで、管理組合の業務負担・責任負担は大きく軽減されています。
しかし、元請業務の基本的な事項を行わず、設備保守会社に丸投げしている管理会社は、十分な機能を果たしていない場合があります。

マンションの設備は全て管理会社が管理する?

一般的に、管理会社は「マンションの共用部分」について管理します。

マンションの設備は、室内にある設備以外はすべて「共用部分」と思ってしまいがちですが、見えない「給排水管」にも各部屋の持分があります。

また、給湯設備や換気設備は一般的には各部屋で独立しているため、すべて「専有部分」となり、各部屋の所有者が維持管理をする必要があります。

しかし、維持管理といっても、「いつ、何をしたらいいか?」は、専門家のアドバイスがないとなかなか分かりません。
現在の管理会社は、専有部分の設備や、その老朽化の状況について把握していますでしょうか?

また、「共用部分の管理」にとらわれず、「何がマンションにとって一番いい方法か?」を常に意識して提案している管理会社かどうかが重要です。

管理会社は植栽の管理をしてくれる?

植栽管理は、管理組合と植栽業者との直接契約になっている場合が多いため、管理会社は業者への支払い手続きだけを行っている可能性が高いといえます。
しかし、植栽業者は年間契約をしていても年に数回決まった作業を行う契約になっている場合があり、毎日の植栽の状況は正確に掴んでいません。「業者に丸投げ」で、何もしない管理会社は、良好な植栽環境が維持できるかが疑問です。

故障修理を管理会社に依頼する場合は?

故障の原因は様々ですが、抜本的な解決をせずに「壊れた箇所をただ修理する」だけでは同じことの繰り返しになってしまいます。
管理会社によっては、専門の修理業者から見積書を取り寄せるだけで、内容を十分に把握していないことがあるようです。
突発的な故障を未然に防ぐためには、日常から「予防保全」の観点に立った計画的な改修が必要だといえます。工事の専門家がいる管理会社は、より的確で信頼性の高い改修提案をしてくるでしょう。

バルコニーのサッシ交換をする場合は?

2種類の方法があります。
1)大規模改修工事の際に全ての住戸サッシを一斉交換する。
2)各区分所有者が独自にサッシ交換を出来るようにルールを変更する。

 

その他

 

マンションの清掃が良くない場合は?

清掃に問題がある場合は、以下の理由が考えられます。

  • マンションの規模に見合った清掃時間が設定されていない。
  • マンション全体の清掃に数日かける清掃仕様になっている。
  • 清掃仕様書から漏れている箇所がある。
  • 清掃員(管理員)が、清掃仕様を理解していない。
  • 清掃員(管理員)が、十分な清掃技能を持っていない。
  • 管理員が清掃のチェックや指導を行っていない。

どの場合も、管理会社による現地での清掃のチェックや指導が適切に行われていれば、清掃が不十分なまま放置されることはないはずです。管理会社のチェック体制を確認する必要があるでしょう。

 

共用部分のアフターサービスと管理会社との関係は?

共用部分の不具合箇所の指摘や補修要求は管理組合が売主に対して行うものであることから、一般的には管理委託契約に含まれていません。
しかし、建物や設備の不具合は、専門家でなければなかなか見つけられない場合もあり、管理会社でなければ分からないこともあります。

通常、売主による共用部分のアフターサービスは期間が定められていますので、定められた期間を超えてしまうと、大切な修繕積立金で補修しなければなりません。

 

 

管理員を交代させるには?

管理会社によって対応は異なりますが、まずは現状の問題点を伝えて指導させ、改まらないようであれば、管理組合の意向通りに行動することが望まれます。
このような場合、「管理員の資質」だけでなく、管理会社の管理員に対する「教育・指導体制」に問題があるといえます。

マンション管理に関する公的機関とは?

国土交通省
社団法人 高層住宅管理業協会
財団法人 マンション管理センター
などです。